Zawartość
- Jak skonfigurować programy Excel 2007 i Excel 2010, aby ignorowały puste komórki podczas tworzenia wykresu lub wykresu
- Metoda 1: Skonfiguruj sposób, w jaki program Excel traktuje ukryte i puste komórki
- Metoda 2: Użyj formuły, aby przekonwertować puste komórki na # N / A
- Podsumowanie
Robbie pisze głównie o Skyrim, ale od czasu do czasu rzuca też światło na dziwactwa aplikacji Microsoftu, takich jak Excel i Outlook.
Jak skonfigurować programy Excel 2007 i Excel 2010, aby ignorowały puste komórki podczas tworzenia wykresu lub wykresu
Jest to problem, który sam miałem, w którym chciałem utworzyć wykres, gdy większość komórek w zakresie, który chcesz wykreślić, jest pusta (zawiera puste komórki).
Aby rozwiązać ten problem i utworzyć wykres, który wyświetla dane poprawnie, możesz ulec pokusie, tak jak robiłem to w przeszłości, o skopiowaniu wartości danych do nowego zakresu, aby dane były ciągłe (bez luk). Może to być niezwykle czasochłonne i bardzo denerwujące, zwłaszcza jeśli ilość danych jest duża. Excel ma ułatwić nam wspólne życie, więc postanowiłem poszukać rozwiązania tego problemu, które wymagałoby jak najmniejszej dodatkowej pracy ręcznej.
W moim przypadku byłem zainteresowany wykresem średnich tygodniowych z liczby dziennych sprzedaży, które wykonał mój zespół. Kiedy tworzyłem wykres, wybierając zakres danych, otrzymałem tylko wykres bez danych.
Przyjrzymy się dwóm metodom rozwiązania tego problemu:
- Jak zmienić sposób, w jaki wykres radzi sobie z pustymi lub pustymi komórkami
- Jak używać formuły, aby zmienić zawartość pustych komórek na # N / A (Excel automatycznie ignoruje komórki z # N / A podczas tworzenia wykresu)
Na poniższym rysunku możesz zobaczyć:
- Dane, których używam do tworzenia wykresów (po lewej)
- Pusty wykres początkowy (prawy górny róg)
- Wypełniony wykres (na dole po prawej)
Metoda 1: Skonfiguruj sposób, w jaki program Excel traktuje ukryte i puste komórki
Pierwsza metoda, której użyjemy do utworzenia wykresu, który poprawnie wyświetla dane, polega na zmianie sposobu, w jaki programy Excel 2007 i Excel 2010 traktują puste komórki na wykresach.
Domyślnie na wykresie, gdy program Excel widzi pustą komórkę, tworzy lukę. Jeśli masz zakres danych zawierający więcej pustych komórek niż komórek z danymi, oznacza to, że program Excel skutecznie tworzy wykres pełen luk.
Na początek musimy stworzyć wykres średniej tygodniowej sprzedaży.
- Tworzymy wykres liniowy, wybierając dane w B3: B31 i D3: D31 (kliknij i przytrzymaj Ctrl klawisz, aby wybrać kolumny, które nie sąsiadują ze sobą)
- Kliknij Wstawić i wybierz Linia przycisk w Wykresy pogrupuj i wybierz Linia
Teraz, gdy mamy już utworzony wykres, musimy zmienić sposób, w jaki Excel traktuje puste komórki. Aby to zrobić:
- Kliknij prawym przyciskiem myszy wykres i wybierz Wybierz Dane
- Kliknij Ukryte i puste komórki
- Luki jest ustawieniem domyślnym, jak omówiliśmy wcześniej
- Zero w naszym przykładzie spowoduje, że dane zostaną zapisane jako wartość, zero, zero, zero, zero, zero, zero, wartość
- Połącz punkty danych za pomocą linii robi dokładnie tak, jak mówi, łączy ze sobą punkty danych
Poniższy rysunek przedstawia nasz wykres utworzony za pomocą Zero (po lewej) i Połącz punkty danych za pomocą linii (dobrze). Luki widzieliśmy już z pustym wykresem powyżej.
- Uporządkowałem również oś poziomą o kliknięcie prawym przyciskiem i wybierając Oś formatu
- Pod Opcje osi karta, zmieniłem Główna jednostka do Naprawiono 7 dni
- Zmieniłem Oś pozycji do Na znakach kleszczy tak, aby pokazywała pełną datę
Metoda 2: Użyj formuły, aby przekonwertować puste komórki na # N / A
Drugą metodą upewnienia się, że Excel prawidłowo wyświetla dane zawierające dużą liczbę luk lub pustych komórek, jest użycie formuły. Aby to osiągnąć, wykorzystamy fakt, że gdy Excel widzi # N / A w komórce, nie włącza go do wykresu. Formuła, której użyjemy w E3 to:
= JEŻELI (D3 = „”, # N / A, D3)
Plik GDYBY funkcja sprawdza zawartość komórki D3 i GDYBY D3 równa się „” (innymi słowy pusta komórka), a następnie zmienia bieżącą komórkę na # N / A. Jeśli Excel znajdzie coś w komórce, po prostu skopiuje komórkę. Na przykład skopiuje zawartość D3 do E3.
Mam artykuł, w którym omówiono GDYBY działać bardziej szczegółowo. Obejmuję również używanie JEŻELI BŁĄD aby powstrzymać oczekiwane błędy i używanie GDYBY z funkcjami logicznymi AND, OR i NIE. Można go znaleźć tutaj:
- Następnie kopiuję formułę w dół kolumny E.
- Następnie tworzę wykres dokładnie tak, jak zrobiliśmy powyżej, używając dat w kolumnie B i wyników formuł w kolumnie E.
Jak widać na powyższym rysunku, wykres poprawnie wyświetla dane, mimo że Excel używa Pokaż puste komórki tak jak Luki (ustawienie domyślne dla wszystkich wykresów utworzonych w programach Excel 2007 i Excel 2010).
Następnie uporządkowalibyśmy wykres, tak jak to zrobiliśmy powyżej,
- Porządkowanie osi poziomej
- Usuwanie Legenda
- Dodawanie Tytuł (Kliknij Układ z wybranym wykresem, wybierz Tytuł wykresu i wybierz preferowany typ tytułu)
Podsumowanie
Często dane przychodzą z arkuszy kalkulacyjnych, nad którymi nie masz kontroli i które nie zawsze są sformatowane dokładnie tak, jak chcesz. Zamiast ponownie edytować dane, aby dopasować je do tego, co chcesz, zawsze lepiej i szybciej jest mieć program Excel w celu obejścia wszelkich wyzwań związanych z formatowaniem, jakie mogą mieć dane, i uzyskania pożądanych wyników bez znaczącej ręcznej edycji z Twojej strony.
W tym artykule przyjrzeliśmy się problemowi, z którym często się spotykam:
Jak tworzyć wykresy przy użyciu danych zawierających dużą liczbę pustych komórek. Przyjrzeliśmy się dwóm metodom rozwiązania tego problemu:
- Zmiana sposobu, w jaki program Excel traktuje puste komórki w samym wykresie
- Za pomocą GDYBY instrukcje do zmiany pustych komórek na # N / A (Excel 2007 i Excel 2010 ignorują komórki zawierające # N / A podczas tworzenia wykresów)
Za pomocą GDYBY stwierdzenia w formule są bardziej elastyczne niż zmiana sposobu postępowania programu Excel z pustymi komórkami na wykresie, ponieważ można poprosić go o zmianę czegokolwiek na # N / A, a nie tylko puste komórki. Oznacza to, że jeśli otrzymasz arkusze kalkulacyjne z niepotrzebnymi danymi lub danymi, których nie chcesz, możesz również poprosić program Excel o zignorowanie ich w celu utworzenia wykresu na podstawie danych.
Mam nadzieję, że ten artykuł okazał się przydatny i pouczający. Prosimy o pozostawienie wszelkich komentarzy poniżej i wielkie dzięki za przeczytanie!
Ten artykuł jest dokładny i zgodny z najlepszą wiedzą autora. Treści służą wyłącznie do celów informacyjnych lub rozrywkowych i nie zastępują osobistych porad ani profesjonalnych porad w kwestiach biznesowych, finansowych, prawnych lub technicznych.
