Zawartość
- Szablony i kreatory
- Zapisywanie dokumentów biurowych w różnych wersjach pakietu Office
- Kopiowanie formatowania (za pomocą Malarza formatów)
- Zachowywanie proporcji podczas zmiany rozmiaru zdjęć
- Cofnij / Ponów
- Wskazówki dotyczące programu Excel
- Funkcja autouzupełniania
- Środkowy tytuł
- Edycja komórki
- Jaki mamy dziś dzień?
- Dopasowanie jednego arkusza roboczego na jednej kartce papieru
- Wstawianie wielu arkuszy i zmiana nazw kart arkuszy
- Wskazówki dotyczące programu Word
- Szybki skrót do formatowania odstępów między wierszami
- Skróty klawiaturowe i myszy
- Kliknij i wpisz
- Wstawianie całego dokumentu do istniejącego dokumentu (scalanie dokumentów)
- Granice strony
- Dzielenie ekranu / przeglądanie dwóch części dokumentu jednocześnie
- Zmiana wielkości liter
- Powtarzanie wiersza nagłówka
- Wstawianie daty i godziny
- Używanie znaku centów i innych symboli
- Utrzymywanie nazwisk razem w słowie (twarda przestrzeń)
- Wskazówki dotyczące programu PowerPoint
- Uruchamianie pokazu slajdów z pulpitu
- Korzystanie z wzorca slajdów
- Szablony i motywy
Amelia ma ponad 25-letnie doświadczenie w branży IT, szkoleniach i edukacji oraz e-learningu.
Poniższe skróty i wskazówki można zastosować w większości wersji pakietu Microsoft Office, aż do pakietu Office 2016 włącznie. Najpierw wymieniłem ogólne wskazówki, które można zastosować do wszystkich aplikacji pakietu Microsoft Office. Następnie wymieniłem szczegółowe wskazówki dotyczące programów Word, Excel i PowerPoint. Wiele z nich pozwoli Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu. Mam nadzieję, że te wskazówki okażą się bardzo pomocne!
Jakie wskazówki zawiera ten artykuł? Oto niektóre z tematów, które znajdziesz.
- Szablony i kreatory pakietu Office.
- Korzystanie z Malarza formatów.
- Kadrowanie zdjęć.
- Cofnij / Ponów.
- Funkcja automatycznego wypełniania programu Excel.
- Formatowanie tabeli i powtórz nagłówek w programie Word.
- Skróty klawiaturowe i myszy.
- Scalanie dokumentów w programie Word.
- Granice strony w programie Word.
- Dzielenie ekranu w programie Word.
- Zmiana wielkości liter w programie Word.
- Uruchamianie pokazu slajdów programu PowerPoint z pulpitu.
- Korzystanie z programu PowerPoint SlideMaster.
- Szablony i motywy programu PowerPoint.
Szablony i kreatory
Nie zawsze musisz zaczynać od pustego dokumentu Worda, arkusza kalkulacyjnego Excel lub prezentacji PowerPoint. Do wyboru jest wiele wstępnie sformatowanych szablonów. Po prostu kliknij Plik, Nowy (lub w 2007 r. kliknij okólnik GabinetPrzycisk, następnie kliknij Nowy), a następnie wybierz szablon z listy. Niektóre wersje pakietu Office oferują kreatory, które przeprowadzają Cię przez szereg kroków w celu utworzenia dostosowanego dokumentu.
Zapisywanie dokumentów biurowych w różnych wersjach pakietu Office
Jeśli udostępniasz dokumenty innym współpracownikom, rodzinie lub znajomym i używają oni starszych wersji pakietu Office, możesz zapisywać dokumenty w starym domyślnym formacie programu Word ( *. Doc) w porównaniu z nowym formatem pliku (.docx), więc Twoje pliki są wstecznie kompatybilne. Z Plik, Zapisz jako w oknie dialogowym zmień „Zapisz jako typ” na .doc w porównaniu z docx w programie Word, xls w porównaniu z xlsx w programie Excel i ppt w porównaniu z pptx w programie PowerPoint.
Kopiowanie formatowania (za pomocą Malarza formatów)
Aby skopiować formatowanie w programie Word, Excel lub PowerPoint, w tym czcionkę tekstu, rozmiar, kolor i inne atrybuty, kliknij tekst zawierający formatowanie, które chcesz powielić; Kliknij na FormatMalarz ikonę (kursor zmieni się w pędzel), a następnie kliknij obszar docelowy, w którym chcesz zastosować formatowanie. Jeśli istnieje wiele obszarów, które chcesz skopiować formatowanie, kliknij dwukrotnie zamiast pojedynczego kliknięcia FormatMalarz Ikona; umożliwia to kliknięcie w tylu obszarach, ile chcesz, aby zastosować przycisk. naciśnij WYJŚCIE gdy zakończono.
Zachowywanie proporcji podczas zmiany rozmiaru zdjęć
W pakiecie Microsoft Office, podobnie jak w większości innych aplikacji, można zmieniać rozmiar obrazów i obrazów, wybierając obraz, a następnie przeciągając go do nowego rozmiaru za pomocą myszy. Jednak ważne jest, aby zachować proporcje, aby obraz nie został zniekształcony. Aby zachować ten sam stosunek pionowy do poziomego (współczynnik proporcji), przytrzymaj klawisz Ctrl podczas przeciągania do nowego rozmiaru. W niektórych aplikacjach możesz również użyć klawisza SHIFT podczas przeciągania, aby zachować proporcje. Aby przyciąć obraz w pakiecie Microsoft Office, kliknij go dwukrotnie, a następnie wybierz Przyciąć z paska narzędzi.
Cofnij / Ponów
Plik Cofnij polecenie umożliwia cofnięcie ostatnich działań. Do Cofnij ostatnie polecenie, naciśnij CTRL+Z. Polecenie Ponów pozwala zmienić zdanie i przywrócić pierwotne działanie w chwilach, gdy naprawdę nie masz pewności, co robisz. Do Przerobić polecenie, naciśnij Ctrl+Y. Możesz również znaleźć Cofnij i Przerobić albo w menu Edycja znajdują się starsze wersje pakietu Office, albo w lewym górnym pasku narzędzi szybkiego dostępu w pakiecie Office 2007.
Wskazówki dotyczące programu Excel
Oto kilka sztuczek i skrótów do użycia w programie Excel.
Funkcja autouzupełniania
Możesz wprowadzić dane w jednej lub wielu komórkach, a następnie użyć uchwytu autouzupełniania, aby rozszerzyć i wypełnić zaznaczenie. Spróbuj z tekstem: wpisz „styczeń” lub „styczeń 01”, naciśnij ENTER, a następnie wskaż prawy dolny róg komórki (aż zobaczysz cienki czarny krzyżyk zamiast grubego krzyża), a następnie przeciągnij w dół i wybierz obszar do wypełnienia. Excel spróbuje wypełnić go za Ciebie. Aby uzyskać więcej opcji, wyszukaj hasło Autouzupełnianie w Pomocy.
Aby wyśrodkować tekst w wielu kolumnach, takich jak tytuł, zaznacz tekst, a następnie użyj ikony Scal i wyśrodkuj na pasku narzędzi formatowania.
Środkowy tytuł
Edycja komórki
Aby zaznaczyć komórkę i edytować zawartość, kliknij dwukrotnie komórkę lub naciśnij F2, a następnie edytuj zgodnie z potrzebami; naciśnij ENTER po zakończeniu, aby zaakceptować zmiany.
Jaki mamy dziś dzień?
Aby dzień tygodnia był wyświetlany dla co najmniej jednej daty, najpierw wprowadź daty w komórkach. Następnie po prostu użyj niestandardowego formatu, aby wyświetlić dzień tygodnia. Wybierz komórkę, która zawiera datę (y) lub całą kolumnę, jeśli to konieczne; następnie wybierz Format, Komórki (kliknij prawym przyciskiem myszy w 2007 r., aby użyć menu skrótów), a następnie w polu listy Kategoria wybierz Niestandardowe. Teraz wprowadź dddd w polu Typ, a następnie kliknij OK, aby wrócić do arkusza kalkulacyjnego. Zamiast wyświetlać daty, Excel wyświetli dni tygodnia, które odpowiadają wprowadzonym datom.
Dopasowanie jednego arkusza roboczego na jednej kartce papieru
Aby sformatować arkusz tak, aby zmieścił się na jednej kartce papieru, wybierz Plik, Ustawienia strony (w 2007 kliknij Układ strony na karcie Układ strony). W oknie dialogowym Ustawienia strony wybierz opcję Pozioma (zakładając, że arkusz jest szeroki). Następnie w sekcji Skalowanie kliknij opcję Dopasuj do, a następnie użyj strzałek, aby określić liczbę stron o szerokości. Kliknij przycisk Podgląd wydruku, aby sprawdzić wyniki. Jeśli wydruk jest za mały, wróć do skalowania i wypróbuj opcję Dopasuj do. Spróbuj ręcznie zmniejszyć 75% lub 85% strony, aby zmieściła się na jednej stronie.
Wstawianie wielu arkuszy i zmiana nazw kart arkuszy
Aby wstawić pusty arkusz do skoroszytu, kliknij prawym przyciskiem myszy ostatnią kartę arkusza u dołu arkusza i wybierz Wstaw nowy arkusz. W 2007 roku dostępna jest nowa zakładka Wstaw arkusz roboczy, którą można kliknąć. W nowszych wersjach programu Excel kliknij znak plusa w kółku obok domyślnego arkusza, aby wstawić nową kartę arkusza.
Chcesz zmienić nazwę karty? Wystarczy dwukrotnie kliknąć nazwę karty arkusza i wpisać nową nazwę.
Wskazówki dotyczące programu Word
Oto kilka sztuczek i skrótów do programu Word.
Szybki skrót do formatowania odstępów między wierszami
Aby szybko zmienić odstępy między wierszami w akapicie, umieść kursor w akapicie, który chcesz zmodyfikować. Następnie naciśnij Ctrl + 1, aby ustawić odstępy w pojedynczym odstępie, Ctrl + 2, aby ustawić podwójne odstępy, lub Ctrl + 5, aby ustawić odstępy na 1,5 wiersza. Możesz zmodyfikować cały dokument lub jego części, najpierw zaznaczając tekst, który chcesz zmodyfikować, a następnie naciskając jeden z tych prostych skrótów klawiaturowych. Aby uzyskać więcej opcji, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Ustęp, Rozstaw.
Skróty klawiaturowe i myszy
- Aby przejść na początek lub koniec wiersza, naciśnij DOM lub KONIEC klucz.
- Aby zaznaczyć słowo, kliknij je dwukrotnie.
- Aby zaznaczyć akapit, potrój go trzykrotnie.
- Aby zaznaczyć wszystko, kliknij CTRL + A lub w programie Word możesz trzykrotnie kliknąć lewy margines, aby zaznaczyć cały dokument.
Kliknij i wpisz
Powiedzmy, że próbujesz zrobić znak z napisem Wet Paint i chcesz, aby tekst był wyśrodkowany, mniej więcej w połowie strony. Szybka i brudna metoda starej szkoły polegała na naciśnięciu klawisza Enter kilkanaście razy, aż kursor wydawał się znajdować tam, gdzie chcesz. Ale czy nie zawsze chciałeś zacząć pisać na środku pustej strony bez konieczności wielokrotnego naciskania klawisza Enter? Począwszy od programu Word 2000 dostępna jest nowa funkcja Kliknij i wpisz, która to umożliwia. W nowym dokumencie po prostu kliknij dwukrotnie w dowolnym miejscu w dokumencie i zacznij pisać.
Wstawianie całego dokumentu do istniejącego dokumentu (scalanie dokumentów)
Aby pobrać cały tekst i formatowanie z jednego dokumentu i wstawić go do innego, możesz zaznaczyć i skopiować z oryginalnego dokumentu, otworzyć nowy dokument i wkleić ten tekst. Jest jednak łatwiejszy sposób. Umieść kursor w nowym dokumencie w miejscu, w którym chcesz wstawić stary dokument. Następnie w programie Word wybierz Wstawić, Obiekt, Tekst z pliku, wybierz dokument i kliknij Wstawić. W starszych wersjach programu Word wybierz Wstawić, Plik, wybierz dokument; i kliknij Wstawić.
Granice strony
W programie Word 2007 wybierz Granice strony z Układ strony menu (w starszych wersjach programu Word: wybierz Format, Granice i cieniowanie i kliknij Brzeg strony tab.) Wybierz rodzaj obramowania, które chcesz z lewej kolumny i wybierz styl linii, kolor i szerokość ze środkowej kolumny.
W nowszych wersjach programu Word kliknij ikonę Obramowanie w grupie Akapit na karcie Narzędzia główne na Wstążce. Obok ikony Obramowania znajduje się również menu rozwijane, aby uzyskać więcej opcji obramowania.
Możesz wybrać fantazyjną ramkę z grafiką, klikając ikonę Sztuka rozwijane menu.
Dzielenie ekranu / przeglądanie dwóch części dokumentu jednocześnie
Jeśli pracujesz w dużym dokumencie, może być konieczne jednoczesne przeglądanie dwóch jego części. Funkcja podzielonego ekranu umożliwia jednoczesne przeglądanie dokumentu w dwóch oddzielnych oknach. Aby podzielić ekran, wybierz opcję Pokaż podzielone okno (lub Okno, Podziel w starszych wersjach). Umieść tę linię w miejscu, w którym chcesz podzielić dokument i kliknij raz. Twoje pojedyncze okno dzieli się w tym momencie na dwa okna, każde z własnym paskiem przewijania. Możesz teraz przewinąć z powrotem w górnym oknie, aby wyświetlić wcześniejszą część dokumentu, przeglądając ostatnie zmiany w dolnym oknie. Aby usunąć podział, po prostu wybierz Widok, Usuń podział (lub Okno, Usuń podział) lub po prostu przeciągnij linię, która dzieli twój dokument, na górę dokumentu.
Zmiana wielkości liter
Czy zdarzyło Ci się zapomnieć o zapisaniu słów w tytule wielkimi literami? Zaznacz słowo, zdanie lub akapit, które chcesz zmodyfikować. Następnie naciśnij klawisze SHIFT + F3 tyle razy, ile potrzeba, aby przewijać dostępne przypadki, w tym wszystkie wielkie litery, początkowe wielkie litery lub małe litery.
Powtarzanie wiersza nagłówka
Aby górny wiersz pojawiał się na każdej stronie w tabeli, w tabeli w menu Projekt kliknij pole wyboru Wiersz nagłówka. W starszych wersjach pakietu Office: najpierw wybierz wiersze, które mają być wyświetlane jako wiersz nagłówka. Następnie wybierz Stół, Właściwości tabeli i kliknij Rząd patka. Upewnić się Powtórz jako wiersz nagłówka u góry każdej strony jest zaznaczone i kliknij dobrze. Wybrany wiersz nagłówka pojawi się u góry każdej strony tabeli.
Wstawianie daty i godziny
Możesz automatycznie wstawić datę i godzinę w dowolnej liczbie formatów. Najpierw wybierz Wstawić, Data i godzina, a zobaczysz listę formatów. Wybierz format daty i kliknij OK. Jeśli zaznaczysz Aktualizuj automatycznie box, program Word wstawi pole daty i automatycznie je zaktualizuje.
Używanie znaku centów i innych symboli
Na klawiaturze nie ma znaku centa, ale aby utworzyć ten symbol w programie Word, naciśnij Ctrl + / (ukośnik), a następnie naciśnij C. Aby użyć innych symboli, kliknij Wstaw, Symbol i wybierz z listy.
Utrzymywanie nazwisk razem w słowie (twarda przestrzeń)
Jeśli chcesz zachować słowa razem, tak jak wyraz dzielony lub nazwa własna, aby nie były oddzielone w innym wierszu, możesz użyć nierozdzielającej spacji programu Word. Wpisz pierwsze słowo, a następnie naciśnij Ctrl + Shift + Spacja, a następnie wpisz drugie słowo. Na przykład wpisz: John Ctrl + Shift + Spacja Kowalski, aby zachować razem „Jan Kowalski”. Użycie nierozdzielającej spacji zapewni, że John Smith zawsze pozostanie w tej samej linii.
Wskazówki dotyczące programu PowerPoint
Oto kilka sztuczek i skrótów do programu PowerPoint.
Uruchamianie pokazu slajdów z pulpitu
Aby uruchomić pokaz slajdów z pulpitu, po prostu zapisz prezentację na pulpicie i zapisz ją z rozszerzeniem pliku PPS. Wybierz Plik, Zapisz jako. Kliknij rozwijaną strzałkę Zapisz jako typ i wybierz z listy PowerPoint Show ( *. Ppsx). Po dwukrotnym kliknięciu pliku z rozszerzeniem .ppsx, które oznacza pokaz programu PowerPoint, plik zostanie otwarty w widoku pokazu slajdów. Po zakończeniu pokazu slajdów wrócisz na pulpit. Aby otworzyć plik .ppsx do edycji, uruchom program PowerPoint, wybierz polecenie Otwórz w menu Plik i wybierz plik .ppsx.
Korzystanie z wzorca slajdów
Kiedy musisz umieścić obiekt na każdym slajdzie w pokazie slajdów, nie trać czasu na upewnianie się, że wszystkie obiekty są idealnie wyrównane na każdym slajdzie - zamiast tego użyj wzorca slajdów. Załóżmy, że chcesz, aby logo Twojej firmy znajdowało się w tym samym miejscu na każdym slajdzie. Otwórz nowy slajd i wybierz Widok, Wzorzec, Wzorzec slajdów. Następnie Wstaw, Obraz i zlokalizuj plik. Aby wrócić do pokazu slajdów, wybierz Widok, Slajdy (lub Widok, Normalny w 2007). W tym momencie zobaczysz logo dokładnie tam, gdzie je umieściłeś. Logo będzie również widoczne na wszystkich dodatkowych slajdach. Jeśli chcesz zmienić rozmiar lub zmienić logo, wróć do slajdu wzorcowego, aby wprowadzić zmianę.
Szablony i motywy
Szablony programu PowerPoint oferują różnorodne szablony i motywy do wyboru. Obejmuje to szablony biznesowe, kalendarze, ulotki, prezentacje, a nawet kartki z życzeniami.
Nowsze wersje programu PowerPoint oferują nieco więcej szablonów niż starsze wersje. Wybierz Plik, Nowy, a następnie wybierz szablon z listy. Niektóre są puste i zawierają zastępcze pola tekstowe, które możesz wypełnić, podczas gdy inne mają przykładową zawartość i grafikę. Możliwości są nieograniczone, więc spróbuj!
Ten artykuł jest dokładny i zgodny z najlepszą wiedzą autora. Treści służą wyłącznie do celów informacyjnych lub rozrywkowych i nie zastępują osobistych porad ani profesjonalnych porad w kwestiach biznesowych, finansowych, prawnych lub technicznych.
