Jak skonfigurować etykiety adresowe w programie Microsoft Word

Zawartość

• Jak szybko i łatwo skonfigurować etykiety adresowe
• Metoda nr 1: pojedynczy arkusz etykiet z tym samym adresem
• Metoda nr 2: Różne adresy na jednym lub więcej arkuszach etykiet
• Metoda nr 3: Scalanie poczty szablonu etykiety z plikiem adresowym
• Aby lepiej ci służyć ...
• Nowa ankieta na temat zaktualizowanych wersji

Amelia ma ponad 25-letnie doświadczenie w branży IT, szkoleniach i edukacji oraz e-learningu.

Jak szybko i łatwo skonfigurować etykiety adresowe

Istnieją różne sposoby tworzenia etykiet adresowych w programie Microsoft Word. Mam na myśli te poręczne arkusze etykiet, które można kupić w sklepie, które można włożyć do drukarki i wydrukować etykiety na ten sam adres lub na różne adresy. Etykiety z tym samym adresem mogą służyć do wstępnego adresowania kopert do miejsc, do których często wysyłasz pocztę, takich jak firma udzielająca kredytów hipotecznych lub bank. Etykiety z różnymi adresami mogą służyć do wysyłania kartek świątecznych i zaproszeń na imprezy.

Wyjaśnię 3 różne sposoby tworzenia etykiet:

• Metoda nr 1: Ten sam adres na arkuszu etykiet
• Metoda nr 2: Różne adresy na jednym lub kilku arkuszach etykiet
• Metoda nr 3: Poczta scalająca szablon etykiety z plikiem adresowym

Te instrukcje są dla MS Słowo 2007, ale jeśli chcesz wiedzieć, jak to zrobić we wczesnej wersji programu Word, na przykład 2002 lub 2003, daj mi znać, a spróbuję wymienić za Ciebie różnice.

Metoda nr 1: pojedynczy arkusz etykiet z tym samym adresem

1. Otwórz program Word 2007 i upewnij się, że zaczynasz od nowego, pustego dokumentu.
2. Z pakiet biurowy Microsoft Office górny pasek wstążki, kliknij Korespondencja.
3. Kliknij Etykiety. Plik Koperty i etykiety zostanie wyświetlone okno dialogowe.
4. Wpisz adres, dla którego chcesz utworzyć etykiety.
5. Upewnij się, że przycisk opcji „Cała strona z tą samą etykietą" jest zaznaczone.
6. w Etykieta rodzaj etykiety i numer muszą odpowiadać arkuszom pustych etykiet adresowych zakupionych w sklepie. Może zostać wyświetlony wybór domyślny, Avery US Letter, 8160. Aby zmienić typ etykiety, kliknij Opcje i wybierz z listy.
7. Na koniec kliknij Nowy dokument a Twoje etykiety się pojawią. Zobacz przykład na rysunku 1 poniżej. poniżej.
8. Zapisz dokument za pomocą Plik, Zapisz jako (menu rozwijane Plik zniknęło po użyciu nowego paska wstążki programu Word 2007, ale wystarczy kliknąć przycisk pakietu Office w lewym górnym rogu, aby znaleźć opcję Zapisz jako).
9. Kiedy będziesz gotowy do wydrukowania etykiet, najpierw spróbuj tego testu: Najpierw wydrukuj jedną stronę adresów na zwykłym papierze, aby upewnić się, że są prawidłowo ułożone. Jeśli wkładasz arkusze etykiet do drukarki, jeśli nie masz pewności, która strona jest skierowana w dół, użyj tej sztuczki, aby najpierw to przetestować: na białej kartce papieru do drukarki narysuj strzałkę po jednej stronie papieru, a następnie wykonaj wydruk testowy na białym papierze. Po wydrukowaniu strony testowej strzałka pomaga określić, w jaki sposób należy podawać papier i czy etykiety są skierowane stroną zadrukowaną do dołu czy do góry.
10. Po wydrukowaniu strony testowej przytrzymaj stronę testową z arkuszem papieru etykietowego w świetle, aby upewnić się, że wszystko jest ułożone prawidłowo. Jeśli jesteś gotowy do drukowania, przejdź do kroku 12 poniżej.
11. Jeśli chcesz zmienić swoje dane adresowe, kliknij Korespondencja, następnie Etykiety. Następnie odpowiednio dostosuj adres w polu adresu i kliknij Nowy dokument aby utworzyć nową stronę z nowymi danymi adresowymi. Powtórz kroki od 8. do 10. powyżej.
12. Na koniec włóż papier etykietowy do drukarki i wydrukuj etykiety.

Metoda nr 2: Różne adresy na jednym lub więcej arkuszach etykiet

1. Otwórz program Word 2007 i upewnij się, że zaczynasz od nowego, pustego dokumentu.
2. Na górnym pasku wstążki MS Office kliknij Korespondencja.
3. Kliknij Etykiety. Plik Koperty i etykiety zostanie wyświetlone okno dialogowe.
4. w Adres pozostaw to pole puste, ponieważ później będziesz wprowadzać inne adresy.
5. Upewnij się, że przycisk opcji „Cała strona z tą samą etykietą" jest zaznaczone.
6. w Etykieta rodzaj etykiety i numer muszą odpowiadać arkuszom pustych etykiet adresowych zakupionych w sklepie. Może zostać wyświetlony wybór domyślny, Avery US Letter, 8160. Aby zmienić typ etykiety, kliknij Opcje i wybierz z listy.
7. Na koniec kliknij Nowy dokument Pojawi się pusta strona dla Twoich etykiet. Zobacz przykład na rysunku 2 powyżej.
8. Czy widzisz linie siatki w swoim dokumencie? Jeśli z jakiegoś powodu ich brakuje, kliknij Układ na pasku wstążki, a następnie kliknij „Wyświetl linie siatki”.
9. Zapisz dokument za pomocą Plik, Zapisz jako (menu rozwijane Plik zniknęło po użyciu nowego paska wstążki programu Word 2007, ale wystarczy kliknąć przycisk pakietu Office w lewym górnym rogu, aby znaleźć opcję Zapisz jako). Uwaga: lepiej jest zapisywać dokument od razu, a potem często w trakcie edycji.
10. Teraz zacznij wprowadzać nazwiska i adresy w dokumencie z etykietą. Jeśli ta metoda zadziała, Twoje etykiety mogą wyglądać podobnie do poniższej próbki. Zobacz przykład na rysunku 3 poniżej.
11. Martwisz się o ułożenie nazwisk w kolejności alfabetycznej? Nie będzie można łatwiej sortować nazw w tego typu układzie, więc jeśli masz dużą liczbę nazw i chciałbyś posortować je w kolejności alfabetycznej, zobacz następną metodę konfigurowania korespondencji seryjnej z adresem plik.
12. Co zrobić, jeśli potrzebujesz więcej niż jednej strony etykiet? Po ustawieniu kursora w ostatniej komórce etykiety naciśnij klawisz PATKA klawisz, który utworzy kolejny wiersz na następnej stronie. Kontynuuj naciskanie PATKA aby w razie potrzeby utworzyć więcej wierszy.
13. Kiedy będziesz gotowy do wydrukowania etykiet, najpierw przeprowadź ten test: Najpierw wydrukuj jedną stronę adresów na zwykłym papierze, aby upewnić się, że są prawidłowo ułożone. Kiedy wkładasz arkusz (y) etykiet do drukarki, jeśli nie masz pewności, która strona jest skierowana w dół, użyj tej sztuczki, aby ją najpierw przetestować: na białej kartce papieru do drukarki narysuj strzałkę po jednej stronie papieru , a następnie wykonaj wydruk testowy na białym papierze. Podczas drukowania strony testowej strzałka pomaga określić, w jaki sposób należy podawać papier i czy etykiety są skierowane stroną zadrukowaną do dołu czy do góry.
14. Na koniec włóż papier etykietowy do drukarki i wydrukuj etykiety.

Metoda nr 3: Scalanie poczty szablonu etykiety z plikiem adresowym

Do korespondencji seryjnej potrzebne są dwa składniki: pierwszy dokument to „główny dokument”, Czyli układ etykiety (nie dane), a drugi dokument jest Twoim źródło danych, który zawiera wszystkie Twoje dane. Na przyszłość, twój „główny” dokument może być również pustym układem listu lub koperty, a także etykietami. Twoje źródło danych może być generowane w słowie w tym samym czasie, gdy tworzysz swój główny dokument lub może to być istniejący plik, taki jak tabela słów, plik Excela lub baza danych Access.

Zaletą korzystania z korespondencji seryjnej jest to, że możesz samodzielnie zarządzać swoimi danymi adresowymi, sortować dane, dodawać lub usuwać adresy oraz edytować informacje; następnie możesz użyć pliku danych do scalenia z etykietami, listami, kopertami lub innymi dokumentami. Jest to konieczne w przypadku bardzo dużych list adresowych. W tym przykładzie omówimy, jak używać korespondencji seryjnej dla etykiet adresowych.

1. Otwórz program Word 2007 i upewnij się, że zaczynasz od nowego, pustego dokumentu.
2. Na górnym pasku wstążki MS Office kliknij Korespondencja, następnie Rozpocznij korespondencję seryjną.
3. Kliknij Etykiety. Plik Opcje etykiet zostanie wyświetlone okno dialogowe.
4. W sekcji Informacje o etykiecie typ i numer etykiety muszą odpowiadać arkuszom pustych etykiet adresowych zakupionych w sklepie. Domyślny wybór, Avery US Letter, 8160, pokazano poniżej. Aby zmienić typ etykiety, wybierz z listy rozwijanej.
5. Kliknij dobrze. Zostanie wyświetlony pusty dokument z etykietą.
6. Kliknij Wybierz Odbiorcy.
7. Wybierz Wpisz nową listę. Plik Nowa lista adresów zostanie wyświetlone okno dialogowe.
8. W razie potrzeby wprowadź dane adresowe w odpowiednich polach. naciśnij PATKA aby przejść do następnego pola. Możesz pominąć niepotrzebne pola.
9. Aby przejść do innego wiersza nowej etykiety, kliknij Nowe wejście. Przykład tego, jak może wyglądać lista adresowa, znajduje się na rysunku 4 znajdującym się w prawym górnym rogu tej sekcji.
10. Po zakończeniu kliknij dobrze.
11. Zostaniesz poproszony o zapisanie listy adresów. Wprowadź nową nazwę dokumentu, wybierz lokalizację, w której chcesz zapisać plik i kliknij OK, aby zapisać plik.
12. Zostanie wyświetlony „dokument główny”. Pole scalania „Następny rekord”Jest wyświetlany począwszy od drugiego pola etykiety. Nie usuwaj tego pola. Następnie musisz określić pola, które chcesz scalić z etykietami adresowymi dla „dokumentu głównego”.
13. Na pasku wstążki poniżej Korespondencja, Kliknij Wstaw pole korespondencji seryjnej. Zostanie wyświetlone menu rozwijane pola scalania.
14. Kliknij, aby zaznaczyć pierwsze pole. W tym przykładzie pierwsze pole to „Tytuł”. Kliknij Wybierz aby dodać pole scalania na etykiecie. Następnie kliknij Blisko.
15. Naciśnij spację, aby zostawić spację po tytule w układzie etykiety.
16. Kliknij Wstaw pole korespondencji seryjnej, Kliknij Imięi kliknij Wybierz aby dodać pole korespondencji seryjnej do etykiety. Następnie kliknij Blisko.
17. Naciśnij spację, aby zostawić spację po imieniu w układzie etykiety.
18. Kliknij Wstaw pole korespondencji seryjnej, Kliknij Nazwiskoi kliknij Wybierz aby dodać pole korespondencji seryjnej do etykiety. Następnie kliknij Blisko.
19. naciśnij WCHODZIĆ aby przejść do następnego wiersza.
20. Kliknij Wstaw pole korespondencji seryjnej, a następnie kliknij jedną z nich Nazwa firmy lub Wiersz adresu 1, w zależności od tego, czy masz nazwę firmy na liście adresów. Kliknij Wybierz aby dodać pole korespondencji seryjnej do etykiety.
21. naciśnij WCHODZIĆ aby przejść do następnego wiersza.
22. Jeśli wybrałeś Nazwa firmy w kroku 18 powyżej pamiętaj, aby wybrać wiersz adresu 1 jako adres pocztowy i naciśnij WCHODZIĆ Jeśli potrzebne.
23. Ostatni wiersz twoich etykiet adresowych będzie zawierał rozszerzenie Miasto, Stan i Zamek błyskawiczny. Kliknij Wstaw pole korespondencji seryjnej, a następnie kliknij każde pole, a następnie kliknij Wybierz. Możesz kliknąć Blisko za każdym razem, gdy dodajesz pole, aby można było dodać spację lub przecinek, lub możesz dodać znaki interpunkcyjne na końcu po zamknięciu listy rozwijanej Wstaw scalanie.
24. Następnie musisz zaktualizować etykiety w odniesieniu do wybranych pól korespondencji seryjnej. Na pasku wstążki poniżej Korespondencja, Kliknij Zaktualizuj etykiety. Teraz twoje etykiety powinny wyglądać jak na rysunku 5, znajdującym się w prawym górnym rogu tej sekcji.
25. Na tym etapie dobrze jest zapisać dokument. Użyj nazwy, która pomoże ci zidentyfikować, że jest to twój główny dokument, szablon twoich etykiet (ale nie twoje dane adresowe).
26. Na koniec, aby scalić dokument główny z listą adresów, na pasku wstążki w sekcji Korespondencja, Kliknij Zakończ i scal. Wybierz "Edytuj poszczególne dokumenty… ”. Kliknij dobrze aby scalić wszystkie rekordy.
27. Teraz, co jeśli nie wygląda dobrze i zdajesz sobie sprawę, że zapomniałeś wstawić spację między imieniem a nazwiskiem? Nie ma problemu… przejdź do głównego dokumentu (szablon etykiety), dodaj spację między pozycjami „First_Name” i „Last_Name”, a następnie kliknij Zaktualizuj etykiety. Powtórz kroki od 23. do 25. powyżej. Przykład scalonych etykiet przedstawia rysunek 6.
28. Wspaniały! Twoje etykiety są teraz scalone i możesz drukować.
29. Chcesz edytować lub dodać więcej adresów? Po otwarciu głównego dokumentu wystarczy kliknąć Edytuj odbiorców pod Korespondencja na pasku wstążki, a lista adresów zostanie wyświetlona do edycji. W oknie dialogowym listy adresów dostępne są również opcje sortowania i filtrowania, dzięki czemu można sortować alfabetycznie według wybranego pola lub wybrać scalanie tylko niektórych adresów.

Zapraszam do zadawania pytań lub wszelkich napotkanych problemów z etykietami adresowymi, a z chęcią Ci pomogę.

Aby lepiej ci służyć ...

Nowa ankieta na temat zaktualizowanych wersji